deced bv - het waarom

Projecten leveren verandering

Houdt grip door projecten te baseren op de Enterprise Architectuur

d e c e d bv

Het waarom van Enterprise Architectuur

Een oude wijsheid stelt “ Bezint eer ge begint ”. Dat gaat ook op voor het idee van het inzichtelijk krijgen en houden van Enterprise Architectuur. Het moet een doel dienen en om het doel te halen zal er werk verzet moeten worden. Investeren dus. Om wat richting te geven bij de ‘bezinning’ volgt hieronder een stukje ervaring.

De praktijk van alle dag

Is uw informatievoorziening op orde zodat u duidelijk inzicht heeft in de structuur en kosten van uw totale Informatie Technologie? Heeft u eigenlijk zicht op wát onderdeel vormt van de IT in uw organisatie? Heeft u al uw organisatieveranderingen onder controle die vaak projectmatig tot stand komen? Heeft u last van falende ICT projecten? Bestaat er wrijving tussen uw bedrijfsvoering en de ICT afdeling?

De informatie over uw onderneming en dus ook over uw IT zit deels opgeslagen in een veelheid aan applicaties, deels in de hoofden van uw medewerkers, deels in papier dat door de organisatie verspreid wordt bewaard en deels is de informatie niet eens bekend. Die laatste factor moet niet te licht overheen gelezen worden, want in veel bedrijven is dat het grootste probleem. Door de spreiding van informatie over veel bronnen is er geen samenhang tussen de informatie en is ook niet duidelijk of er een gebrek is aan informatie en wat het belang daar van is.

Voor inzicht is het noodzaak om alle informatie te borgen en te zorgen voor eenduidige vastlegging. Bij borging hoort natuurlijk ook, onderhouden, het betekent dus wel dat er in borging geïnvesteerd moet worden. Vanuit het inzicht dat erdoor ontstaat kan veel beter, gecontroleerd, richting gegeven worden aan veranderingen in de organisatie. Veranderingen die efficiënt doorgevoerd moeten worden en effectief moeten zijn in resultaat.

Voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering is ICT een niet meer weg te denken factor. Vaak wordt het gezien als een noodzakelijk kwaad, wat veelal ontstaat doordat er te weinig grip op bestaat; als u niet weet welke applicaties noodzakelijk zijn voor de realisatie van een bepaald bedrijfsproduct, kunt u ook niet tegen de ICT afdeling zeggen dat er minder servers moeten komen om de kosten omlaag te brengen, want waar baseert u dat dan op en welk beeld heeft u bij de gevolgen daarvan voor de gehele bedrijfsvoering.

Hieronder volgt een beknopt overzicht van ongetwijfeld herkenbare gebreken op informatiegebied en inherente of daaruit direct afleidbare oplossingen. Mocht u uw organisatie hierin herkennen, dan kan Deced bv er voor zorgen dat u de benodigde grip krijgt om de probleemgebieden aan te pakken en voor de toekomst blijvend effectief te kunnen besturen:

1. Weinig inzicht in de bedrijfsprocessen.

Vaak worden processen niet goed beschreven en worden ze niet geborgd op een zodanige manier dat iedereen er inzicht in heeft. Juiste borging leidt er toe dat de samenhang van processen beter in beeld komt en dat de processen eenduidig uitgevoerd worden, wat meer grip geeft op de efficiëntie van de organisatie. Er is dan ook veel beter duidelijk aan welke bedrijfsproducten de processen bijdragen. Ook zal dan zicht ontstaan op de applicaties die wel of niet voor de processen nodig zijn.

2. Beperkt inzicht in applicaties en onderlinge samenhang.

Vaak is niet bekend welke applicaties er zijn, wat deze aan functionaliteit leveren en waar dat dan bijdraagt aan de bedrijfsvoering. Er is dan onvoldoende beeld bij de overlap die daar in zit, de kosten die er jaarlijks voor gemaakt worden en de effectiviteit ervan. Inzicht zal hier leiden tot een beheersbaar applicatieportfolio en een heldere catalogus van diensten en de bijdrage daarvan aan de bedrijfsprocessen. Vanuit de technische verbanden tussen applicaties is helderheid te krijgen over complexiteit en mogelijke vereenvoudiging van het landschap en is duidelijk te krijgen hoe het met de beveiliging van de systemen en de bedrijfsdata zit.

3. Geen inzicht in infrastructuur onderdelen die nodig zijn voor het applicatielandschap.

Bij ICT horen infrastructuur componenten zoals servers, switches en netwerken. Maar welke server levert nu eigenlijk welke functionaliteit in het totale landschap en wat gebeurt er met de bedrijfsdienstverlening als een bepaalde server uitvalt. Als hier geen zicht op is, dan is er ook geen zicht op de risico’s die het bedrijf hier loopt bij storingen. Daarbij zal dan ook onduidelijk zijn in hoeverre de veiligheid van de infrastructuur naar de buitenwereld is geregeld en dus hoe veilig de bedrijfsdata is. Borging van deze informatie in een daarvoor geschikte architectuur-applicatie levert het benodigde inzicht. Het standaardiseren van het aanvraagproces van infra verbetert de grip op veranderingen en dus de grip op risico’s en veiligheid.

4. Geen beeld van informatiestromen.

Er zijn heel veel stromen van data-informatie die zich bewegen tussen applicaties, andere ICT- systemen en uw medewerkers. Met het toenemen van online internetdiensten en de steeds sneller wordende toegang tot informatie op internet via verschillende kanalen, nemen ook de informatiestromen toe die de grens tussen het bedrijf en de buitenwereld overschrijden. Dit is vaak geheel niet inzichtelijk en dus is ook niet inzichtelijk welke beveiligingsmaatregelen per datastroom genomen zijn om zeker te stellen dat de data niet in verkeerde handen komt. Dit raakt dan direct het punt of er wel een beeld is in hoeverre maatregelen passen bij het beveiligingsbeleid van uw bedrijf en of de verbanden tussen al deze informatievraagstukken voor iedereen terug te vinden zijn, zodat bij calamiteiten snel geacteerd kan worden.

5. Onvoldoende grip op veranderingen in de organisatie en in de ICT.

Veranderingen komen vanuit de bedrijfsvoering, meestal in de vorm van projecten, maar veranderingen komen ook vanuit de ICT waar het dagelijkse kost is dat updates en upgrades moeten plaatsvinden. Als er geen overzicht is van alle veranderingen, dan is ook niet duidelijk op welke wijze deze van elkaar afhankelijk zijn. Grip ontstaat hier alleen, indien gezorgd wordt voor afstemming tussen bedrijfsontwikkelingen en noodzakelijke doorgroei van de ICT. Dat levert een gecontroleerd portfolio van projecten met beter zicht op prioriteitsverbanden en realisatiedata.

6. Weinig zicht op veranderingen en effecten daarvan op de ICT.

Een apart te noemen aspect, is het gebrek aan inzicht in de ‘ICT-factor’ binnen bedrijfsveranderingen. Veranderingen in bedrijfsvoering, bedrijfsproducten en bedrijfsdoelstellingen zijn soms te realiseren zonder dat daar enige ICT bij betrokken zal zijn. In andere gevallen, en natuurlijk steeds vaker omdat ICT een niet meer weg te cijferen component is, is de ICT-factor bij veranderingen steeds groter. Maar is dat wel terecht in alle gevallen, of zou de ICT-factor best kleiner kunnen zijn of beter controleerbaar door veranderingen in een aantal stappen op te delen. Inzicht in de hele ICT-keten en procesketen is dan noodzakelijk.

7. Onvoldoende inzicht in licenties en contracten.

Ieder bedrijf heeft stapels licenties. Vaak is alleen niet te achterhalen welke dit zijn, wat de voorwaarden zijn, wat de opzegtermijnen, wat de verlengafspraken, wat de kosten, en of het contract of de licentie nog wel nodig is? Ook is vaak niet bekend of het gebruik van de licentie nog wel in evenwicht met het daadwerkelijk aantal gebruikers of het aantal systemen en hoe dat eigenlijk op basis van de voorwaarden in elkaar zit. En heeft u eigenlijk wel alle licenties die nodig zijn gezien de in gebruik zijnde applicaties en apparatuur?

8. Meerdere systemen die informatie over dezelfde bedrijfsobjecten opslaan, maar onderling niet gekoppeld zijn.

Het komt nogal eens voor dat er bijvoorbeeld meerdere systemen informatie over applicaties bevatten, zoals een CMDB, een helpdesk-applicatie, een kennis databank en andere administratieve applicaties. Vaak zijn er meerdere applicaties die een cmdb-functie kennen die dan in meerdere of mindere mate wordt gebruikt. Er ontstaan zo dubbelingen in informatie waarbij niet meer duidelijk is welk systeem de waarheid bevat en hoe recent de informatie is. Als dat ook al niet gerelateerd is aan kosteninformatie zoals in een contractmanagement systeem vastligt, is ook onduidelijk of er betaald wordt voor zaken die niet gebruikt worden of zelfs al lang zijn afgevoerd. Ook zal niet duidelijk zijn welke informatie nu eigenlijk niet in deze systemen is opgenomen maar er wel in zou moeten zitten. Door informatie in bronnen met elkaar te vergelijken gaat inzicht ontstaan en kunnen gerichte maatregelen worden genomen om de informatie eenmalig vast te leggen en compleet te maken.

9. Bedrijfsgegevens zwerven door de organisatie; maar waar.

Ieder bedrijf bouwt gegevensverzamelingen op. Al deze data zit in systemen, staat in documenten of zit in hoofden van medewerkers. Steeds meer staat dit soort data zelfs buiten het bedrijf. Naast het feit dat data ergens ís, wordt data ook veel getransporteerd van het ene naar het andere systeem. Daarbij ontstaan vaak meer locaties waar dezelfde data wordt opgeslagen. Maar is die data dan nog wel hetzelfde en wordt het op de juiste manier geïnterpreteerd en gebruikt? Zonder gegevens- of datamodel en een duidelijke vastlegging van waar data zich bevindt, is er weinig zicht op de status van correctheid, beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens.

Mocht u dit soort ervaringen delen en er iets aan willen doen, neem dan contact met ons op om eens vrijblijvend te bespreken op welke wijze we u kunnen helpen de problemen aan te pakken en voor de toekomst te zorgen voor de gewenste grip.